Trouver un créneau commun, sans proposer de dates au hasard

Vous proposez huit créneaux. Trois ne conviennent à personne, deux recueillent quatre « oui » sur six, et la seule date qui aurait marché — le jeudi suivant à 14h — ne figurait pas dans la liste, parce que vous ne pouviez pas le deviner. S'ensuit un second sondage, puis un fil de messages. Le coût n'est pas le sondage : c'est le tour de table qu'il faut refaire.

Proposer des dates ne fonctionne que si vous connaissez déjà à peu près les contraintes du groupe. Dès que ce n'est plus le cas — un groupe qui ne se connaît pas, des agendas professionnels, des gens dispersés —, demander les disponibilités coûte moins cher que deviner les dates.

1. Vous choisissez « je cherche un créneau commun », une période (« dans les 15 prochains jours »), une durée (une heure, une soirée…) et, si vous voulez, une plage horaire — « entre 9h et 18h », pour ne pas recevoir des propositions à 7h du matin.
2. Chaque participant dépose ses disponibilités sur une ligne de temps, d'un clic par fenêtre — ou les écrit en une phrase : « je peux jeudi et vendredi soir, pas le midi ». Aucun compte n'est requis, et son adresse e-mail est facultative.
3. Dès qu'une fenêtre convient à tout le monde, elle ressort seule sur votre page d'organisation. Un clic et c'est calé : chacun peut consulter la date retenue et votre mot sur le lien du sondage, puis ajouter l'événement à son agenda. L'outil tente aussi de prévenir par e-mail les personnes qui ont laissé une adresse.

Deux personnes disent 14h – 15h, une troisième 14h30 – 15h30 : à l'heure exacte, aucun créneau ne réunit les trois. Avec une souplesse de trente minutes, le créneau 14h30 – 15h apparaît. Vous réglez cette tolérance à la création, et vous pouvez en changer en cours de route sans que personne ait à répondre de nouveau — les disponibilités déjà déposées sont relues avec la nouvelle règle.

Vous choisissez qui relancer et lui écrivez un mot pour demander de compléter ou d'élargir ses disponibilités. Si la recherche n'avance plus, l'écran vous propose de soumettre les dates les plus prometteuses à un vote classique, avec les réponses déjà pré-remplies d'après ce que chacun avait déposé. La décision reste la vôtre : personne ne repart de zéro, et vous n'avez pas à recréer un second sondage.

Avec un compte — facultatif — vous déclarez une fois vos indisponibilités récurrentes (« jamais le mardi soir », « rien avant 9h ») et vous reliez vos agendas par leur lien ICS. Sur chaque sondage, la page vous annonce ce qui pèse avant même que vous choisissiez une date : « 6 jours de cette période portent vos indisponibilités », dépliable jour par jour. Les zones occupées sont hachurées sur la ligne de temps, et le détail s'écrit en toutes lettres sous chaque date retenue.

Rien n'est jamais bloqué : ce sont des repères, pas des interdits. Vous restez libre de proposer un créneau qui recoupe une de vos contraintes.

• Une réunion entre structures. Cinq personnes, cinq agendas professionnels denses, aucune visibilité mutuelle. Proposer des dates revient à tirer au sort ; demander les disponibilités fait ressortir les deux heures qui existent vraiment.
• Un rendez-vous avec des gens qu'on ne connaît pas. Nouveaux parents d'une classe, membres d'un collectif qui se monte : vous n'avez aucune idée de leurs contraintes, et eux non plus des vôtres.
• Un groupe dispersé. Famille, amis d'enfance, anciens collègues : la contrainte n'est pas la semaine, c'est le week-end où tout le monde peut. Une période de deux mois et une durée « la journée » font le tri.

Pas de compte pour répondre, pas de publicité, pas de traceur, et aucune adresse e-mail obligatoire. Les participants ne voient ni l'adresse de l'organisateur ni celles des autres — sauf s'il choisit, en écrivant au groupe, d'autoriser les réponses directes à son adresse. Une date limite de réponse peut être fixée : la veille, les retardataires reçoivent une relance automatique, une seule fois.

Un entraînement, un cours ou une réunion d'équipe qui revient toutes les semaines ne se cherche pas sur un calendrier de dates, mais sur une semaine type. C'est le mode créneau hebdomadaire, réservé aux organisations.